Il presente Codice Etico e di Condotta redatto GECOTECH SRL è rivolto all’organo amministrativo, i propri dipendenti, consulenti della Società e tutti coloro che hanno instaurato o instaureranno rapporti di collaborazione con la società. I destinatari delle norme del codice etico e di condotta sono tenuti a rispettare quanto in esso contenuto ed adeguare i propri comportamenti a quanto contenuto. Il presente codice etico sarà pubblicato sul proprio sito internet e copia dello stesso sarà consegnato a tutti i dipendenti della società. Le regole di comportamento rispettano i principi primari del settore informatico.

Principi generali di comportamento Gecotech.

• Nella GECOTECH si rispettano le regole sulla competizione e le pratiche commerciali, evitando l’uso di false e diffamatorie dichiarazioni riguardo i loro concorrenti;
• Durante la propria attività, vengono evitati i comportamenti che potrebbero minare la fiducia dei clienti e causare una distorta impressione dei servizi forniti;
• Segue una prudente politica di comportamento e garantisce il corretto rispetto delle regole etiche ai propri dipendenti;
• Si avvale di un’organizzazione e di risorse tali da poter difendere gli interessi dei propri clienti

Principi di comportamento dei dipendenti della Gecotech.

I dipendenti della GECOTECH sono soggetti ai seguenti standard etici:

• Rappresentano in maniera dignitosa la loro società ed il settore IT, delle quali fanno parte;
• Evitano le attività che potrebbero causare un conflitto con gli interessi della società o del settore IT;
• Rispettano il vincolo di segretezza, anche dopo la terminazione del rapporto lavorativo nella società;
• Non usano mai le informazioni e i materiali della società per i propri scopi personali;
• Al fine di migliorare le loro conoscenze professionali costantemente viene curata la propria formazione.

Utilizzo dei beni aziendali.

Ogni Dipendente e Collaboratore è tenuto ad utilizzare con cura, diligenza e parsimonia i beni aziendali messi a sua disposizione. Nello specifico, sono richiesti comportamenti responsabili tali da evitare utilizzi impropri da cui potrebbero diversamente derivare danni diretti o indiretti agli interessi di GECOTECH.

Con particolare riferimento alle dotazioni ed apparecchiature informatiche, ciascun Destinatario del presente Codice è tenuto ad usufruirne esclusivamente per finalità connesse allo svolgimento delle proprie mansioni e, comunque, nel rispetto della Policy aziendale e del Disciplinare sulle modalità di utilizzo delle risorse informatiche, di Internet e posta elettronica.

I Destinatari del presente Codice sono responsabili per le attività di ricezione, redazione, archivio e condivisione di informazioni attraverso tutti i dispositivi informatici utilizzati per lo svolgimento dell’attività lavorativa. A titolo esemplificativo, ciascun Dipendente e Collaboratore è tenuto a:

• Adottare, conoscere e seguire scrupolosamente, le politiche di sicurezza aziendale, al fine di non compromettere la funzionalità e l’integrità dei sistemi informativi;
• Evitare i fenomeni di spamming o “catene di Sant’Antonio”, capaci di generare all’interno della rete telematica aziendale un traffico di dati/informazioni/processi dannoso in fatto di efficienza o comunque tutti quei fenomeni o quelle operazioni in grado di alterare il regolare funzionamento dei sistemi informatici/telematici;
• Evitare i fenomeni c.d. di phishing in grado di causare accessi non autorizzati a dati aziendali e/o fornire informazioni personali, dati finanziari o codici di accesso;
• Astenersi dal duplicare abusivamente programmi installati sugli elaboratori informatici;
• Non inviare messaggi di posta elettronica minatori e/o ingiuriosi, contenenti linguaggio inappropriato o scurrile o commenti impropri e potenzialmente lesivi della persona e/o dell’immagine dell’azienda.

Situazione di conflitto di interesse.

L’Amministratore unico e i Responsabili di settore di GECOTECH, insieme ai Dipendenti e Collaboratori, sono tenuti, nell’espletamento delle proprie funzioni, a non incorrere in situazioni di conflitto di interesse, quali, a puro titolo esemplificativo:

• Assunzione di cariche sociali o svolgimento di attività lavorative di qualsiasi genere presso Clienti, Fornitori o Concorrenti;
• Assunzione di interessi economici e finanziari propri o della propria famiglia in attività di Clienti, Fornitori o Concorrenti (es. assunzione di partecipazioni qualificate dirette o indirette al capitale di tali soggetti);
• Ricezione di denaro, regalie, viaggi o qualsiasi altra forma di riconoscimento materiale o favori di qualsiasi natura da persone, Aziende o Enti che sono o intendono entrare in rapporti d’affari con GECOTECH e che possano dare adito alla possibilità di conflitti di interesse con la Società e con i Clienti;
• Utilizzo della propria posizione in azienda o delle informazioni acquisiste nell’esercizio del proprio incarico a vantaggio indebito proprio o di Terzi;
• Svolgimento di attività lavorative interferenti con la corretta e trasparente assunzione delle decisioni in ambito aziendale.
• In ogni caso, resta fermo l’obbligo in qualsiasi situazione potenzialmente idonea a generare un conflitto di interesse o, comunque, a pregiudicare la capacità di assumere decisioni nel migliore interesse di GECOTECH, di darne tempestiva comunicazione all’amministratore, astenendosi al tempo dal compiere atti connessi o relativi a tale situazione che potrebbero danneggiare la Società.
• Infine, si ricorda che ogni qualvolta si crei una situazione che possa costituire o generare un conflitto di interesse, o che possa interferire con le capacità di assumere decisioni nell’interesse di GECOTECH, l’Organo Amministrativo devono essere prontamente avvisati dalla Società.

Tutela dell’ambiente.

GECOTECH riduce gli impatti ambientali, diretti ed indiretti, associati alla propria attività, per preservare l’ambiente naturale; in particolar modo viene attuata costantemente la raccolta differenziata dei materiali consumati e minimizzato l’utilizzo di carta e smaltimento corretto delle cartucce.

Tutela della privacy e sicurezza informatica.

GECOTECH assicura e garantisce il pieno rispetto delle norme poste a tutela della privacy, adottando ed attuando idonee procedure ed efficaci strumenti di gestione. A tal fine vengono adottate le misure previste dal Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e successive modificazioni, nonché quanto previsto dalle più diffuse pratiche di riferimento. La privacy di Dipendenti e collaboratori è tutelata mediante l’adozione di adeguate regole in relazione alla tipologia di informazioni da richiedere e mediante l’utilizzo di specifiche modalità di trattamento e conservazione dei dati personali. Il trattamento dei dati personali di Dipendenti e collaboratori è ammesso soltanto nel rispetto della legislazione vigente e, comunque, offrendo agli stessi la più ampia informativa ed assistenza.

Princìpi di condotta inerenti alle relazioni con i clienti.

Obiettivo primario di GECOTECH è la piena soddisfazione delle migliori e legittime aspettative dei propri Clienti e delle proprie controparti contrattuali, siano esse pubbliche o private. Costituisce, pertanto, condizione essenziale al fine di poter creare, sviluppare e mantenere proficue e durature relazioni con gli Stessi, la capacità di fornire servizi e prodotti di elevata qualità, a condizioni competitive e nel pieno rispetto delle disposizioni poste a tutela della concorrenza e del mercato, nonché dei principi di correttezza, lealtà e professionalità. Pertanto, nell’ambito delle relazioni con i Clienti, i Destinatari del presente Codice Etico sono tenuti a fornire con efficienza e cortesia esatte, complete e trasparenti informazioni concernenti l’oggetto, il prezzo e le modalità di erogazione dei servizi, affinché i Clienti siano in grado di assumere decisioni consapevoli. GECOTECH non intrattiene, direttamente o indirettamente, relazioni con persone di conclamata o sospetta appartenenza ad organizzazioni criminali od altrimenti operanti al di fuori della legalità. La Società si impegna a dare pronto riscontro ai suggerimenti e ai reclami dei Clienti a loro tutela, avvalendosi di sistemi di comunicazione idonei e tempestivi.

Princìpi rapporti con i fornitori/collaboratori esterni.

La GECOTECH instaura i rapporti con i propri clienti su un criterio di fiducia e trasparenza dell’attività svolta. I rapporti di collaborazione con collaboratori esterni vengono effettuati sulla base di una selezione in base alla propria qualifica professionale, esperienze lavorative, indagini sulla persona.

Principi generali relativi alla contabilità, ai presidi antiriciclaggio.

Registrazioni contabili.

GECOTECH ha stabilito che la contabilità venga redatta secondo i principi generalmente accolti di veridicità, correttezza e chiarezza. In tal senso, tutti i Destinatari del presente Codice, sono tenuti a collaborare affinché ogni operazione e transazione, verificata ed autorizzata, sia tempestivamente e correttamente riportata nel sistema contabile aziendale secondo i criteri previsti dalla Legge nonché i principi contabili applicabili. In riferimento a ciascuna operazione o transazione, il personale Dipendente è tenuto a conservarne e, su richiesta, esibirne opportuna ed idonea documentazione, in modo da consentire un’accurata registrazione contabile, una pronta individuazione delle giustificazioni sottostanti, un’efficace ricostruzione formale e cronologica, nonché, una puntuale verifica del processo decisionale in termini di legittimità, coerenza, congruità e individuazione delle responsabilità. Vengono promossi ed avviati appositi programmi di formazione e aggiornamento al fine di rendere edotto il personale Dipendente in merito alla compilazione e alla gestione della documentazione contabile.
Nei casi di omissione, falsificazione o imprecisione delle registrazioni contabili o delle relative documentazioni, è fatto obbligo a coloro che ne siano venuti a conoscenza di riferirne immediatamente al proprio superiore gerarchico.

Procedure antiriciclaggio.

GECOTECH esercita la propria attività nel pieno rispetto della vigente normativa antiriciclaggio (fra le altre il D. Lgs. 231/07 e la nuova Legge n. 186/2014) e delle disposizioni emanate dalle competenti Autorità e, a tal fine, si impegna a rifiutare di porre in essere operazioni sospette sotto il profilo della correttezza e della trasparenza effettuando sempre un adeguata verifica della clientela in rapporto al cliente, prestazione professionale, operazione prodotto.
In virtù di tale linea di condotta, la Società chiede a tutti i Destinatari del presente Codice di operare in modo tale da evitare di essere implicati o coinvolti in operazioni idonee, anche potenzialmente, a favorire il riciclaggio di proventi da attività criminali ed illecite in qualsiasi forma o modo. La Società e tutti i suoi Dipendenti e Collaboratori, inoltre, saranno tenuti a verificare in via preventiva le informazioni disponibili, anche finanziarie, su controparti commerciali, Fornitori e Terzi in genere, al fine di appurare la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi rapporti d’affari.

Informazioni riservate e tutela della Privacy.

Principi generali di gestione delle informazioni riservate.

È considerata “informazione riservata” qualsiasi informazione inerente GECOTECH che non sia di dominio pubblico e che, se resa pubblica o comunicata o diffusa a Terzi senza l’autorizzazione degli organi aziendali preposti e, che potrebbe recare pregiudizio a GECOTECH. Più precisamente, nella nozione di “informazione riservata” rientrano tutti i dati, gli atti, le relazioni, i documenti, i disegni, i progetti, le conoscenze, le fotografie o qualsiasi altro materiale attinente GECOTECH, l’Organo Amministrativo, i Dipendenti e Collaboratori, i Fornitori, i Clienti, gli Agenti, i Consulenti, i Partner commerciali ed industriali, nonché l’organizzazione ed i prodotti aziendali, le operazioni e le strategie commerciali, i piani commerciali, i progetti di lavoro, il know-how, i processi tecnologici, le operazioni finanziarie, i procedimenti giudiziali ed amministrativi in cui la Società sia parte. Ciascun Destinatario, in relazione a ciascuna notizia appresa nel corso dell’esecuzione della propria prestazione lavorativa, ha l’obbligo di garantire la massima riservatezza a tutela del patrimonio cognitivo aziendale in ambito tecnico, legale, amministrativo, finanziario, gestionale e commerciale.

In termini più specifici, ciascun Dipendente è tenuto a:

• Acquisire, gestire e trattare esclusivamente informazioni e dati attinenti la propria mansione lavorativa;
• Acquisire, gestire e trattare tali informazioni e dati secondo, esclusivamente, le procedure ed i limiti fissati internamente dalla Società;
• Conservare i dati e le informazioni in osservanza delle procedure stabilite e secondo le indicazioni impartite dagli organi amministrativi preposti;
• Accertarsi che non esistano limiti o vincoli di qualsivoglia genere, assoluti o relativi, di divulgabilità dei dati e delle informazioni riguardanti la Società e il Gruppo o Terzi ad esso collegati da rapporti di qualsiasi natura e, se del caso, richiederne il consenso.

Tutela e trattamento dei dati personali.

Si considera “dato personale” qualunque informazione relativa a persona fisica o giuridica, ente o associazione, identificata o identificabile, anche indirettamente, tramite riferimento a qualsiasi altra informazione, compreso un numero di identificazione personale; per “trattamento di dati personali”, si intende, invece, qualsiasi operazione o complesso di operazioni svolte con o senza l’uso di strumenti elettronici o comunque automatizzati inerenti la raccolta, l’organizzazione, l’elaborazione, la registrazione, la modificazione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, la comunicazione o diffusione, il blocco o l’interconnessione degli stessi.
GECOTECH si impegna, nel completo rispetto delle norme di cui al D. Lgs. n. 196/2003 e s.m. (Codice in materia di protezione dei dati personali o c.d. Codice della Privacy) a tutelare i dati personali acquisiti, custoditi e trattati in seno alla propria attività. La Società si attiene ai criteri di liceità e correttezza del trattamento, pertinenza alle finalità dichiarate e perseguite, diritto dell’interessato a prendere visione e chiedere correzione, trasparenza, divulgazione a Terzi solo a seguito di espressa autorizzazione, evitandone la perdita, la distruzione ed il trattamento illecito o anche solo improprio.

Le modalità di attuazione del Codice Etico.

Comunicazione e Formazione.

Il Codice Etico è portato a conoscenza dei Destinatari mediante apposite attività di comunicazione volte a favorire la formazione di una consapevolezza sui principi e le norme etiche oltre che mediante la pubblicazione sul sito internet: www.gecotechsrl.it .
Una copia cartacea del Codice, nella versione più aggiornata, viene consegnata a tutti i Dipendenti al momento dell’assunzione e ai Collaboratori esterni all’atto dell’assunzione dell’incarico.

Sanzioni.

La violazione dei principi e delle previsioni contenuti nel presente Codice da parte dei dirigenti e Dipendenti della Società, ove configuri anche illecito disciplinare, dà luogo all’immediata instaurazione di un procedimento disciplinare, a prescindere dell’eventuale instaurazione di un giudizio penale nei casi in cui il comportamento stesso costituisca anche reato.
Nell’ambito dei contratti di collaborazione professionale e fornitura di beni, servizi e lavoro, saranno inserite apposite clausole risolutive espresse in relazione ai comportamenti che siano risultati contrari ai principi ed alle previsioni del presente Codice.